Gastfreundschaft mit Herz. Digitale Prozesse mit Effizienz.
WINHOTEL.MX: Digitalen Tools für Ihren Erfolg
Digitalisierte Arbeitsprozesse und eine moderne, digitale Gäste-Kommunikation sind heute unverzichtbar. Dabei legen Hoteliers zunehmend Wert auf Softwarelösungen, die nicht nur funktional sind, sondern auch durch eine einfache Bedienbarkeit überzeugen. Entscheidend ist, dass diese Systeme den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und gleichzeitig einen erkennbaren Mehrwert für Gäste und Mitarbeiter bieten. Die Hotelsoftware WINHOTEL.MX erfüllt genau diese Anforderungen, indem sie eine nahtlose Verbindung zwischen effizientem Management und erstklassigem Gästeservice schafft.
Winhotel.MX Self-Mailer als Marketing-Tool
Automatisierte Mail als Welcome-Mail, als Post-Mail, als Reminder und weitere, zahlreiche Marketingaktionen.
- Nachfrage-Mails für Angebote Halten Sie das Interesse Ihrer Gäste wach und erinnern Sie sie an Ihre Angebote
- Erinnerung Options-Ablauf Informieren Sie rechtzeitig über auslaufende Optionen, um Buchungen zu fördern
- Welcome zur Anreise Begrüßen Sie Ihre Gäste herzlich vor der Ankunft. Geben Sie wichtige Informationen mit auf den Weg
- Online Check-in Ermöglichen Sie Ihren Gästen einen reibungslosen Check-in. Verkaufen Sie Zusatzleistungen vor Anreise
- Bewertungen Fordern Sie Ihre Gäste nach Abreise gezielt zur Abgabe einer Bewertung auf. Versendung individuell steuerbar
- Reminder Bleiben Sie mit potenziellen Gästen in Kontakt und steigern Sie so Ihre Buchungsrate
- Geburtstagsgrüße Überraschen Sie Ihre Gäste mit individuellen Geburtstagsgrüßen
- Datenauswahl Für jede Marketing-Aktion können Sie individuelle Parameter zur Datenselektion setzen
Offer2Book: direkt buchbare Online-Angebote
Unverbindliche Angebote versenden. Gast kann mit nur einem Klick direkt buchen, solange es freie Verfügbarkeiten gibt.
- Buchungs-Link direkt in die Angebotsmail integriert
- Betreffzeile Mehrfachauswahl und Standardisierbar
- Email-Darstellung ist mobile-first-optimiert
- Angebote für unterschiedliche Kategorien und Arrangements möglich
- Buchungs-Link prüft die Verfügbarkeit in Echtzeit
- Datenschutz-Einwilligung und AGB-Bestätigung ebenfalls digital
- Offer2Book-Link kann auch von Brandnamic eingebunden werden
- Buchungsbestätigung sofort per Browser, plus per E-Mail
- Offer2Book-Buchungen sind im Belegungsplan sofort erkennbar
- Optional: Automatische Bereitstellung des Online-Check-In-Links für den Gast
- Optional: zusätzlich Leistungen online zum Buchen anbieten
Online-Checkin vor Anreise
Einfacher, digitaler Buchungsprozess für den Gast. Zugleich sofortige Aktualisierung der Hotelsoftware.
- Buchungs-/Bestätigungs-Link direkt in der Bestätigungsmail
- Meldedaten Gast vervollständig online die Adressen und ggf. Geburtsdaten aller Reisenden
- Datenauswahl Hotelier kann Pflichtfelder selbst definieren
- Gastdetails Abfragemöglichkeit für Wünsche, Allergene, Reisegrund, Terminwunsch Wellness/Tisch
- Verkauf Leistungen schon online zum Buchen anbieten (Massage, Sekt am Zimmer., Garage...)
- Rechnungsadresse Anlage einer separaten Rechnungsadresse möglich
- Datenschutz-Einwilligung & AGB-Bestätigung ebenfalls digital, mit Unterschrift dazu
- Online-Checkin-Link kann auch von Brandnamic eingebunden werden
- Payment Direkte Online-Zahlung per Hobex-Payment möglich
- Bestätigung Gast erhält nach Abschluss eine Erfolgsmeldung im Browser und per Mail
- Statusansicht im Belegungsplan ist der Online-Checkin-Status erkennbar
Green-Option für mehr Nachhaltigkeit
Umwelt und Tourismus Hand in Hand! Gäste entscheiden sich für eine nachhaltige Zimmerreinigung.
- Einsatz-Zweck Gast möchte keine Zimmerreinigung oder nur jeden zweiten Tag oder...
- Green-Option-Status-Definition Hotelier definiert im Software-Backend die Reinigungs-Möglichkeiten (= Status)
- Wording Bezeichnung pro Status und die jeweilige Beschreibung dazu, werden ebenfalls vom Hotelier vorgegeben
- Status-Zuweisung Rezeption der Mitarbeiter kann der Buchung jederzeit einen Green-Option-Status manuell zuweisen
- Status-Zuweisung Gast Der Gast kann den Green-Option-Status bequem beim Online-Check-In selbst auswählen
- Darstellung Der Green-Option-Status ist für die Rezeption in der Buchung sofort erkennbar
- Housekeeping App Der Status ist pro Zimmer in der App sichtbar und im Falle auch auf Listen
Komfort-Checkin bei Anreise
Sagen Sie „Bye bye“ zu Zettel und Stift! Mit diesem Tool füllen Ihre Gäste die Meldedaten bei Anreise am Tablet aus.
- Digitale Dateneingabe Bereits im PMS hinterlegte Gästedaten werden am Tablet angezeigt, Gast ergänzt nur fehlende Daten
- Datenabfrage Der Hotelier bestimmt selbst, welche Daten am Tablet abgefragt werden
- Separate Rechnungsadresse Gast kann separate Rechnungsadresse angeben. Diese ist dann auch in WINHOTEL.MX gespeichert
- Datenschutz-Einwilligung Die Einwilligung zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO wird direkt am Tablet erteilt
- DSGVO-Zustimmung Die Zustimmung für Newsletter und für Marketing-Aktionen wird ebenfalls abgefragt
- Digitale Unterschrift Die digitale Unterschrift erfolgt bequem am Tablet und wird sicher in der Adresskartei des Gastes gespeichert.
Papierlose Rechnungskontrolle
Zettelwirtschaft adé! Mit der papierlosen Rechnungskontrolle gestalten Sie den Rechnungsprozess effizient und umweltfreundlich!
- Einfache Rechnungsprüfung Gäste können ihre Rechnung jederzeit vor Abreise bequem nachvollziehen
- Darstellung Inforechnung wird am Tablet dargestellt, Gast kann diese in aller Ruhe prüfen
- Voraussetzung das Tablet ist im internen Haus-Wlan eingebunden. Gast kann Tablet dann auch mitnehmen.
- Anzeige Der Rechnungsempfänger und aller erbrachten Leistungen werden im Display dargestellt
- Highlight Button für Restaurant-Rechnungsdetails bei Einsatz eines CDSoft-Kassensystems
- Zahlungen Alle bisherigen Zahlungen werden angeführt
- Offener Betrag Der offene Restbetrag wird angezeigt
- Änderungen Eventuelle Änderungen kann der Mitarbeiter direkt im PMS vornehmen
- Darstellungsrechte Die Rechnungsansicht im Browser kann pro Bediener individuell freigegeben werden
Housekeeping App
Optimieren Sie hausinterne Abläufe. Vereinfachen Sie den Informationsfluss in und zwischen den Abteilungen.
- Zuweisung Bestimmte Zimmer, Stockwerke... vordefinierten App-Login/Mitarbeitern zuweisen
- Zimmerstatus Eindeutige Symbole zeigen den Status Anreise, Abreise, Bleibe, Wechsel
- PRIO-Funktion Zimmer mit hoher Reinigungs-Priorität sind zuerst gelistet
- Sofort-Info Wichtige Infos zu Wäschewechsel, Green Option sind sofort sichtbar
- Gast-Details Einblendbar sind Namen, An-/Abreisedatum, sowie Geburtstage, Hochzeitstag
- Traces Abbildung der spezifischen Housekeeping-Traces pro Zimmer und Buchung
- Reinigungsstatus ist in Echtzeit in Ampelfarben sichtbar: Zimmer in Arbeit. Frei zur Abnahme. Freigabe.
- Belegungsplan Der Reinigungsstatus ist stets direkt im Belegungsplan von WINHOTEL.MX sichtbar
- Filter In der App kann nach Objekt, Stockwerk oder Zimmernummer gefiltert werden
- Zeit-Protokoll Pro Zimmer und Reinigungskraft kann ein Zeit-Protokoll geführt werden
- Gesamtübersicht Hausdame bzw. Rezeption haben stets eine Gesamtüberblick zu allen Zimmern
SMS-Funktion für Gäste-Infos
Schnell und unkompliziert mit Ihren Gästen per SMS in Verbindung treten.
- Einsatz-Zweck Ihr Zimmer ist bezugsfertig. Termin im Wellness ist frei geworden. Tisch im Restaurant ist frei/fertig...
- Direkter SMS-Versand Nachrichten direkt aus der Adresse oder Reservierung oder Buchung senden
- Personalisierte Nachrichten Standardtexte für bestimmte Aktionen definieren. Sind vor Versendeng bearbeitbar
- Flexible Auswahlbox: Auswahlbox wenn mehrere Handynummern vorhanden sind
- Templates Vorlagen für verschiedene Nachrichten anlegen
- Hotelspezifischer Absender Ihre Gäste erkennen sofort die Hotel-Identität dank eindeutiger Absender-Kennung
- Datenschutz-Einwilligung kann direkt in der WINHOTEL.MX Gästekartei erfasst werden
- Online-Check-In Versenden Sie den Link zum Online-Checkin bequem auch per SMS
Restaurant Tischplaner für Hausgäste
Organisieren Sie Ihr Restaurant mit dem SMART TABLE Tischplaner von WINHOTEL.MX.
- Darstellung Tische, Tischnummern und Sitzplätze sind pro Outlet grafisch und in Kalenderform abgebildet
- Hausgäste pro Tag sind alle Hausgäste mit Buchungsstatus und Buchungsdetails sichtbar
- Einsatz Möglich zum Frühstück, auch im Day-Spa für Ganztagestische, am Abend für HP-/VP-Gäste
- Tisch-Status ist in der Grafik, im Kalender und in der Hausgastliste auf einen Blick sichtbar
- Tisch-Vergabe pro Datumstag wird den Gästen der Tisch zugeteilt (per Nummer oder Drag & Drop)
- Reservierte Tische Sehen Sie auf einen Blick alle Gäste mit Informationen pro reservierten Tisch
- Grafische Ansicht pro Outlet aufrufbar und bearbeitbar
- Kalender-Ansicht Gesamtübersicht aller Tische und aller Outlets, mit Filterfunktion
- Traces wesentliche Gast-F&B-Infos wie Allergen, Wünsche... sind im Planer abgebildet
- Besondere Anlässe Geburtstage, Hochzeitstage werden täglich aktuell angezeigt
- Gast-Historie neben aktuellen Aufenthaltsdaten sind auch die Gast-Daten der Vergangenheit abrufbar
- Gäste-Betreuung Restaurant-Konsumationen der Vergangenheit in Verbindung mit bestimmten Kassensystem abrufbar
- Tisch-Platzierung Funktion für Tablet, um Gästen beim Empfang den Tisch zuzuweisen, inkl. wesentlicher Gast-Infos
Online-Checkout für Abreisen freigeben
Gäste bezahlen Ihre Rechnung vor Abreise schon online und reisen ohne direkten Kontakt zur Rezeption ab.
- Checkout-Freigabe Die Freigabe des Online Check-out erfolgt durch die Rezeption oder täglich automatisiert
- Gast-Info Gast erhält eine E-Mail oder SMS mit dem Link zum Online-Checkout
- Ansicht Der Gast sieht die Rechnung mit allen Leistungen und bisherigen Zahlungen sowie den Payment-Link
- Sichere Zahlungsmethoden Die Zahlung erfolgt via Hobex-Payment
- Bestätigung Nach der Zahlung erhält der Gast eine Bestätigung plus Hinweis zur Originalrechnung
- Originalrechnung mit Rechnungsnummer wird dem Gast von der Rezeption per E-Mail nachgesendet
- Voraussetzung Vertrag seitens des Hotels mit dem Payment-Provider Hobex